Een werknemer moet een onbelaste vergoeding voor studiekosten terugbetalen aan de werkgever. Wat zijn de gevolgen voor de werkgever en werknemer per situatie? Hoe moet je de studiekosten verwerken in de aangifte loonheffingen? En zijn de studiekosten aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting (IB) van de werknemer?

Het komt geregeld voor dat werknemers bij ontslag een onbelaste vergoeding voor studiekosten moeten terugbetalen aan de werkgever. Ook kan een nieuwe werkgever de terug te betalen vergoeding direct of indirect voor zijn rekening nemen. Wat zijn de gevolgen voor de werkgever en de werknemer in verschillende situaties?

Werknemer betaalt vergoeding terug
Als een werknemer een onbelaste studiekostenvergoeding terugbetaalt, is geen sprake van negatief loon. De werknemer moet dit terugbetalen uit zijn nettoloon.

Niet aftrekbaar in IB-aangifte
Sinds 1 januari 2022 zijn studiekosten en andere scholingsuitgaven niet meer aftrekbaar in de aangifte IB van de werknemer. In plaats daarvan kan de werknemer een STAP-budget aanvragen bij UWV. De subsidie STAP staat voor Stimulering van de ArbeidsmarktPositie.

Werkenden en werkzoekenden kunnen een STAP-budget van maximaal € 1.000 per jaar aanvragen voor scholing en ontwikkeling.

Nieuwe werkgever vergoedt terugbetaling
Twee situaties zijn mogelijk:

1. De werkgever geeft de vergoeding in het kalenderjaar van terugbetaling.
2. De werkgever betaalt de vergoeding buiten het kalenderjaar van terugbetaling.

1. Vergoeding in kalenderjaar
De nieuwe werkgever mag de terugbetaling gericht vrijgesteld vergoeden als de werknemer in hetzelfde kalenderjaar het bedrag terugbetaalt aan de oude werkgever. Door de terugbetaling is sprake van studiekosten van de werknemer en daarvoor mag de nieuwe werkgever een onbelaste studiekostenvergoeding geven.

2. Vergoeding buiten kalenderjaar
Als een nieuwe werkgever een vergoeding toekent na afloop van het jaar waarin de werknemer de vergoeding terugbetaalt aan de oude werkgever, is deze vergoeding niet gericht vrijgesteld. In een later jaar is geen sprake meer van uitgaven van de werknemer.

Aanwijzen kan wel
De werkgever kan de vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van de vrije ruimte. Er moet wel zijn voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.

Uitzondering: wel gerichte vrijstelling
De vergoeding in een later kalenderjaar is wel gericht vrijgesteld als de nieuwe werkgever de vergoeding al onvoorwaardelijk heeft toegezegd in het jaar waarin de werknemer het bedrag terugbetaalt.

Overname betalingsverplichting
Als een nieuwe werkgever de terugbetalingsverplichting van de werknemer overneemt en rechtstreeks aan de oude werkgever betaalt, heeft deze betaling geen gevolgen voor de loonheffingen en de IB.

In schema:

Bron: AccountancyVanmorgen